Przewodnik jakich faktur nie wystawiamy w KSeF a jakie muszą się znaleźć obowiązkowo

Rodzaj transakcjiMiejsce opodatkowania VATOpis / podstawa prawnaObowiązek wystawienia w KSeFUdostępnienie kontrahentowiUwagi praktyczne / ryzyka
Sprzedaż krajowa (B2B)PolskaStandardowa dostawa towarów/usług w kraju (art. 5 ust. 1 pkt 1)✅ Tak – obowiązkowo w KSeFNie – kontrahent odbiera w KSeFFaktura trafia do KSeF automatycznie, kontrahent ma wgląd w systemie
Sprzedaż krajowa (B2C)PolskaNa rzecz osoby fizycznej (bez NIP)❌ Nie w KSeFTak – papier/PDFKSeF nie obejmuje transakcji B2C
WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarówKraj nabywcy (UE)Art. 13 ust. 1 ustawy o VAT, stawka 0%✅ Tak – obowiązkowo w KSeFTak – PDF lub EDI (nabywca nie ma dostępu do KSeF)Faktura ustrukturyzowana, ale kontrahent nie widzi jej w systemie; wysyłasz kopię
Eksport towarów (poza UE)Poza terytorium UEArt. 2 pkt 8, art. 41 ust. 11 ustawy o VAT✅ Tak – obowiązkowo w KSeFTak – PDF / EDIIdentycznie jak przy WDT; KSeF obowiązkowy, ale klient nie ma dostępu
Usługa dla kontrahenta z UE (art. 28b)Kraj nabywcy (UE)Usługa B2B z miejscem świadczenia w UE❌ Nie w KSeFTak – PDF / EDIFaktura poza KSeF, bo niepodlega VAT w Polsce
Usługa dla kontrahenta spoza UE (art. 28b)Kraj nabywcy (poza UE)Usługa B2B dla odbiorcy spoza UE❌ Nie w KSeFTak – PDF / EDIAnalogicznie jak powyżej
WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarówPolskaArt. 9 ustawy o VAT – nabycie z UE❌ Nie dotyczy (faktura od kontrahenta)–Otrzymujesz fakturę z UE, nie wystawiasz jej w KSeF
Import towarówPolskaArt. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT❌ Nie dotyczy–Dokument celny SAD/IE599 – nie jest fakturą KSeF
Import usług (od kontrahenta z UE lub poza UE)PolskaArt. 28b w zw. z art. 17 ust. 1 pkt 4❌ Nie dotyczy (faktura zakupowa)–Wystawiasz dokument wewnętrzny (nie faktura KSeF)
Sprzedaż z procedury OSS / IOSS (np. e-commerce)Inne państwo UESprzedaż na rzecz konsumentów UE❌ Nie w KSeFTak – PDF / system sprzedażowyWyłączone z KSeF (procedury unijne)
Korekta faktury krajowej (B2B)PolskaFaktura korygująca, art. 106j✅ Tak – w KSeFNie – w KSeFKorekty także w formacie ustrukturyzowanym
Korekta faktury WDT / eksportowejKraj nabywcy (UE/poza UE)Faktura korygująca do WDT/eksportu✅ Tak – w KSeFTak – PDF / EDIObowiązkowo w KSeF, kontrahentowi przekazujesz kopię

I. FAKTURY OBJĘTE OBOWIĄZKIEM KSeF (muszą być w systemie)

KategoriaUwagi praktyczne
1. Faktury sprzedaży B2B krajowe (między podatnikami VAT w Polsce)Dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT z siedzibą lub stałym miejscem w PL.
2. Faktury zaliczkowe i końcowe (B2B)Obowiązkowo w KSeF.
3. Faktury korygujące (in minus / in plus)Wszystkie korekty do faktur z KSeF muszą być również w KSeF.
4. Faktury wewnętrzne dokumentujące nieodpłatne przekazania, WNT, import usług (jeśli to faktura VAT)Także w KSeF.
5. Samofakturowanie (jeśli obie strony mają polski NIP)Wystawiane w KSeF przez nabywcę, uprawnionego przez sprzedawcę.
6. Faktury za sprzedaż towarów dla zagranicznych kontrahentów (eksport poza unię, WDT) wystawiane przez polskiego podatnikaObowiązkowo w KSeF – mimo że nabywca nie ma dostępu do systemu.
7. Faktury w relacjach B2G (do administracji publicznej)Będą wystawiane w PEF, ale po 1.02.2026 r. również trafiają do KSeF i uzyskują numer KSeF.

II. FAKTURY, KTÓRE MOŻNA, ALE NIE TRZEBA WYSTAWIAĆ W KSeF (dobrowolne)

KategoriaStatusUwagi praktyczne
1. Faktury konsumenckie (B2C)Dobrowolne – sprzedawca może wystawić w KSeF, nawet bez zgody nabywcy.Jeśli konsument nie chce faktury w KSeF, należy przekazać ją w innej formie (PDF, papier, z QR). Dla sprzedawcy liczy się data przesłania do KSeF.
2. Faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA (od 1.04.2026)Dobrowolne – zależne od decyzji rolnika ryczałtowego.Jeśli rolnik złoży oświadczenie w KSeF, nabywca musi wystawiać w systemie. W przeciwnym razie – poza KSeF.
3. Faktury od podatników bez siedziby w Polsce, ale ze stałym miejscem w PL nieuczestniczącym w transakcjiDobrowolne.Można, ale nie trzeba.
4. Faktury o niskiej wartości (łącznie ≤ 10 000 zł brutto/miesiąc)Tymczasowe zwolnienie – do końca 2026 r.Po przekroczeniu limitu – kolejne faktury już obowiązkowo w KSeF.
5. Faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP (do 450 zł)Tymczasowe zwolnienie – do końca 2026 r.Można dobrowolnie wystawić w KSeF, ale nie ma obowiązku.
6. Faktury sprzedaży usług dla kontrahentów zagranicznych (nabywcy z UE i spoza UE)Dobrowolne dla polskich podatników, ale odbiorca zagraniczny nie ma dostępu do systemu.Faktura wystawiana w KSeF, ale przekazywana kontrahentowi poza systemem (np. PDF).
7. Faktury otrzymane od zagranicznych kontrahentówPoza zakresem obowiązku KSeF.Nadal przyjmowane poza systemem – PDF, e-mail itp.

III. FAKTURY I DOKUMENTY WYŁĄCZONE Z KSeF (nie można ich wystawić w systemie)

KategoriaOpis / przyczyna wyłączeniaUwagi praktyczne
1. Noty korygująceNie mogą być wystawiane w KSeF – wymagają akceptacji wystawcy faktury, co jest poza logiką systemu.Wystawiane na dotychczasowych zasadach, poza KSeF. W KSeF możliwa jedynie faktura korygująca.
2. Duplikaty fakturBrak potrzeby – faktury ustrukturyzowane przechowywane 10 lat w systemie.Jeśli odbiorca utraci kopię, wystawca może mu ponownie przekazać wizualizację (np. PDF), ale bez wystawiania duplikatu.
3. Usługi finansowe zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT)Dotyczy m.in. usług ubezpieczeniowych, kredytowych, gwarancji, depozytów, obrotu walutami i instrumentami finansowymi.Wyłączenie dotyczy rodzaju usługi, nie branży – np. firma produkcyjna udzielająca pożyczki też wystawi fakturę poza KSeF.
4. Faktury bez NIP sprzedawcyBrak kluczowego pola identyfikacyjnego – system nie przyjmie faktury.Taki dokument musi być wystawiony poza KSeF.
5. Faktury pro formaNie są fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.Pozostają poza KSeF.
6. Faktury w procedurach szczególnych:• OSS nieunijna• Import OSS• Międzynarodowy okazjonalny przewóz osóbFaktury w tych procedurach są wyłączone z systemu.Muszą być wystawiane poza KSeF.
7. Faktury/paragony za przejazd autostradą, bilety jednorazowe za przejazdUznawane za faktury uproszczone o charakterze biletu.Nie trafiają do KSeF.
8. Samofakturowanie bez polskiego NIP (sprzedawcy lub nabywcy)Brak możliwości identyfikacji podmiotu w systemie.Wyłączenie z KSeF.
9. Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne bez siedziby i stałego miejsca działalności w PolsceBrak obowiązku i technicznej możliwości.Zawsze poza KSeF.
10. Faktury wystawiane przez podmioty z siedzibą poza PL, których stałe miejsce w PL nie uczestniczy w transakcjiWyłączenie ustawowe.Wystawiane poza KSeF.